师大学工〔2022〕5号
各单位：
为落实学生资助档案管理办法，完善学生资助档案归档工作，现将《福建师范大学学生资助档案管理办法（暂行）》印发给你们，请遵照执行。
福建师范大学学生工作处
2022年3月16日
福建师范大学学生资助档案管理办法
(暂行)
第一章 总则
第一条 为规范学生资助档案管理，维护学生资助档案真实、完整和安全，发挥档案的服务作用，根据《福建省教育厅 福建省档案局关于印发<福建省学生资助档案管理办法(试行)>的通知》(闽教学〔2014〕19号)、《福建师范大学档案管理办法》（闽师档〔2010〕1号）等文件要求，结合我校学生资助工作实际，制定本办法。
第二条 本办法所指的学生资助档案，是指在我校学生资助工作过程中形成的具有保存和利用价值的各种专业性文字材料、图表、声像等不同载体的历史记录。
第三条 学生资助档案分为综合类、表册类、财务类、声像类四大类。
第四条 归档的各种具有保存价值的材料都应分别按“学年-资助项目”分别立卷归档。
第五条 校级学生资助档案的保管期限为永久。
第二章 机构职责
第六条 学生资助档案管理采取校院两级管理模式，由学生工作处和各学院共同负责。
第七条 学生工作处负责校级学生资助档案的收集、管理、利用等工作；督促、指导和检查各学院的资助档案管理工作。
第八条 学校档案部门对学生资助档案管理工作提供业务指导；负责校级学生资助档案移交入库后的保管工作；协助学生工作处开展档案利用工作。
第九条 各学院协助配合学生工作处开展校级学生资助档案的收集、归档工作；负责本学院院级学生资助档案的收集、保存及利用等工作。
第三章 归档范围及要求
第十条 学生资助档案归档范围主要包含以下五类：
（一）国家资助：国家奖学金、国家励志奖学金、国家助学金、国家助学贷款、应征入伍学费补偿或资助、少数民族补助等。
（二）学校资助：绿色通道、家庭经济困难学生认定、勤工助学、三助（助管、助教）、学费减免、临时困难补助等。
（三）社会资助：校级、院级社会奖助学金项目。
（四）学生保险：校方责任险、大学生医保等。
（五）其他经费：学院奖贷金使用情况等。
第十一条 学生资助档案原则上应在各项资助工作完成后两个月内及时整理归档。
第十二条 校级学生资助档案的具体内容和要求详见附件，院级学生资助档案的具体内容和要求以《福建师范大学学生资助工作督查办法（试行）》执行。以上归档内容和要求可根据每学年各项资助工作的具体通知进行调整。
第四章 管理要求
第十三条 学生资助档案的整理方法参考《福建省学生资助档案管理办法(试行)》以及我校相关的文件规定。
第十四条 凡字迹模糊、印章不清、残缺不齐、衔接无序、卷面不洁等不适宜归档的文件材料，应及时整改，保证归档材料规格规范、齐全完整、真实有效。
第十五条 校级学生资助档案归档完毕后应于学年结束后半年内集中移交学校档案部门保存。各学院的学生资助档案归档完毕后应及时存入符合档案保存要求的学院档案室或资助档案柜。
第十六条 校级学生资助档案的查阅、管理等应遵循学校档案部门的管理要求。院级学生资助档案要指定专人（原则上为学院负责资助工作的辅导员）负责，并保持相对稳定，定期对档案保存情况进行检查，确保学生资助档案妥善保管、有序存放，严防毁损、遗失和泄密。如有人员调动或离开学生资助岗位时必须办理学生资助档案移交手续。
第十七条 在资助档案归档工作中，不按规定移交档案，或玩忽职守，造成档案管理混乱、丢失、污损等，给受助学生造成损失的，将根据《福建师范大学档案管理办法》追究相关责任。
第五章 附则
第十八条 本办法由学生工作处负责解释。
第十九条 本办法自印发之日起实施。
附件
校级学生资助档案归档范围
序号 | 项 目 | 具体内容与要求 |
1 | 国家 奖学金 | 1.综合类： （1）省厅发文：通知（下达名额、公布名单、拨付经费）等。 （2）学校发文：通知、情况汇报、会议纪要、评审结果、公示及人选名单等。 2.表册类：学校初审名单表、国家奖学金申请审批表等。 3.财务类：国家奖学金发放表、财务报销单等。 |
2 | 国家励志 奖学金 | 1.综合类： （1）省厅发文：通知（下达名额、下达预算、公布名单）等。 （2）学校发文：通知、情况汇报、会议纪要、评审结果、公示、推荐人选名单、报送人选函件等。 2.表册类：学院初审名单表、国家励志奖学金申请审批表等。 3.财务类：国家励志奖学金发放表、财务报销单等。 |
3 | 国家 助学金 | 1.综合类： （1）省厅发文：通知（下达预算）等。 （2）学校发文：通知、公示等。 2.表册类：申请表等。 3.财务类：国家助学金发放表、财务报销单等。 |
4 | 国家 助学贷款 | 1.综合类： （1）省厅发文：通知（生源地贷款风险补偿金归集工作）等。 （2）学校发文：通知（贷款申请、贷款确认）等。 2.表册类： （1）校园地国家助学贷款：贷款发放名单、归集风险补偿金函件等。 （2）生源地国家助学贷款：各学院以不同银行为单位汇总的贷款确认名单等。 3.财务类：生源地风险补偿金发票、财务报销单等。 |
5 | 应征入伍学费补偿或资助 | 1.综合类： （1）省厅发文：通知等。 （2）学校发文：通知、工作报告等。 2.表册类：各类应征入伍学费补偿贷款代偿及学费资助申请表、入伍通知书复印件、退役证复印件等。 3.财务类：各类型发放表、相关函件、财务报销单等。 |
6 | 少数民族补助 | 1.综合类：省厅通知等。 2.表册类：申请表等。 3.财务类：各类补助发放表、财务报销单等。 |
7 | 绿色通道 | 1.综合类： （1）省厅发文：通知等。 （2）学校发文：通知等。 2.表册类：“绿色通道”学生汇总表、“特困新生关爱计划”申请表等。 3.财务类：特困新生补助发放表、财务报销单等。 |
8 | 家庭经济困难学生认定 | 1.综合类： （1）学校发文：通知等。 （2）学院发文：学院认定小组名单、班级评议小组名单、学院公示等。 2.表册类：家庭经济困难学生名单汇总表、个人认定申请表等。 |
9 | 勤工助学 | 1.综合类：通知（工作启动、下达名额）等。 2.表册类：各单位岗位计划表、增设岗位数的函件等。 3.财务类：每月劳务发放表、财务报销单等。 |
10 | 三助 （助管、助教） | 1.综合类：通知（工作启动、下达名额）等。 2.表册类：各单位岗位计划表、增设岗位数的函件等。 3.财务类：每月劳务发放表、财务报销单等。 （助教只存财务类档案，如有1、2类材料根据教务处通知。） |
11 | 学费减免 | 1.综合类： （1）学校发文：通知、名单公示及正式公布名单等。 （2）学院发文：学院公示等。 2.表册类：申请表、学院汇总名单等。 3.财务类：减免学费发放表、财务报销单等。 |
12 | 临时困难补助 | 1.综合类：通知、函件、公示、评定结果等。 2.表册类：补助申请表等。 3.财务类：补助发放表、财务报销单等。 |
13 | 校级社会奖助学金 | 1.综合类：通知、公示、正式公布名单等。 2.表册类：申请表等。 3.财务类：社会奖助学金发放表、财务报销单等。 |
14 | 校方 责任险 | 1.综合类：通知等。 2.表册类：投保名单等。 |
15 | 大学生 医保 | 1.综合类： （1）市级发文：通知等。 （2）学校发文：通知等。 2.表册类：参保学生名单汇总表。 |
